SOSIALISASI ADMINDUK

PELAYANAN KEPENDUDUKAN DAN PENGOLAHAN DATA KEPENDUDUKAN DI DESA

Disampaikan pada Acara :

Pelatihan Manajemen Pemerintahan Bagi Kaur Pemerintahan

18-19 Maret 2015

Oleh : AGUS SARYANTO

Kepala Bidang Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kabupaten Semarang

A.     UMUM

Sesungguhnya yang menjadi produk dari organisasi pemerintahan adalah pelayanan masyarakat (publik service). Pelayanan publik tersebut diberikan untuk memenuhi hak masyarakat, baik itu merupakan layanan civil maupun layanan publik. Artinya kegiatan pelayanan pada dasarnya menyangkut pemenuhan suatu hak.           Ia melekat pada setiap orang, baik secara pribadi maupun berkelompok (organisasi), dan dilakukan secara universal.

Demikian halnya dengan eksistensi Pemerintahan Desa mempunyai kewajiban yang sama dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan dan kepentingan masyarakat setempat dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia. Pelayanan Kependudukan pada hakekatnya merupakan pelayanan publik yang paling dasar yang harus dikedepankan kepada penduduk guna peningkatan kesejahteraannya.

Namun demikian sehubungan dengan masih rendahnya kesadaran masyarakat tentang arti penting dokumen kependudukan, peran aktif aparatur pemerintahlah yang kini harus lebih giat dalam melayani kebutuhan dasar tersebut. (catatan : STELSEL AKTIF BAGI APARATUR, salah satu substansi perubahan pada UU Nomor 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan).

Undang-Undang Pelayanan Publik (secara resmi bernama Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik) adalah undang-undang yang mengatur tentang prinsip-prinsip pemerintahan yang baik yang merupakan efektifitas fungsi-fungsi pemerintahan itu sendiri. perlayanan publik yang dilakukan oleh pemerintahan atau koporasi yang efektif dapat memperkuat demokrasi dan hak asasi manusia, mempromosikan kemakmuran ekonomi, kohesi sosial, mengurangi kemiskinan, meningkatkan perlindungan lingkungan, bijak dalam pemanfaatan sumber daya alam, memperdalam kepercayaan pada pemerintahan dan administrasi publik.

Secara global pemerintah Indonesia dihadapkan pada kenyataan bahwa kini jumlah penduduk Indonesia tercatat sebanyak 251.857.940 (data DKB 2014 Semester II) . Dengan jumlah itu menempatkan Indonesia sebagai Negara urutan keempat di dunia dengan besaran penduduk setelah China, India dan USA, sehingga penyelenggaraan administrasi kependudukan secara tertib, teratur, berkesinambungan dan modern menuju tertib database, tertib NIK, tertib dokumen kependudukan merupakan keharusan yang pelaksanaanya tidak bisa ditawar-tawar lagi, sehingga telah ditetapkan Visi Nasional dibidang kependudukan adalah “ Tertib administrasi kependudukan pada tahun 2015 “.

Pemerintah dengan dukungan DPR telah memprogramkan 3 (tiga) program strategis nasional, yaitu :

1.        Pemutakhiran data kependudukan;

2.        Penerbitan Nomor Induk Kependudukan (NIK);

3.        Penerapan KTP Elektronik.

Tujuan utama program strategis Nasinal tersebut diatas adalah mereformasi administrasi kependudukan, yang meliputi :

• Tertib database kependudukan yang valid, akuntabel sehingga dapat dimanfaatkan sebagai data statistik yang akurat;
• Tertib NIK, bahwa setiap penduduk wajib mempunyai satu NIK, yang merupakan nomor identitas diri penduduk bersifat unik dan tunggal, berlaku seumur hidup serta sangat diperlukan untuk instrument multifungsi dalam pelayanan publik;
• Tertib dokumen kependudukan, diarahkan bahwa proses penerbitan dokumen kependudukan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku sehingga terjadi kepastian status hukum penduduk.

Secara umum data dapat diartikan sebagai kumpulan informasi yang diperoleh dari suatu pengamatan berupa angka, lambang atau sifat yang dapat memberikan gambaran tentang suatu keadaan atau persoalan. Data juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan informasi atau nilai yang diperoleh dari pengamatan (observasi) suatu objek. Oleh karena itu data yang baik adalah data yang bisa dipercaya kebenarannya (reliable), tepat waktu dan mencakup ruang lingkup yang luas atau bisa memberikan gambaran tentang suatu masalah secara menyeluruh  merupakan data relevan.

Secara khusus UU No. 24 Tahun 2013 pasal 1 point 9 menyebutkan bahwa data kependudukan adalah data perseorangan dan/atau data agregat yang terstruktur sebagai hasil dari kegiatan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.

Dalam UU Nomor 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan, data dikelompokkan menjadi :

• Data Pribadi adalah data perseorangan tertentu yang disimpan, dirawat, dan dijaga kebenaran serta dilindungi kerahasiaannya (Pasal 1 point 22).
• Database adalah kumpulan berbagai jenis data kependudukan yang tersimpan secara sistematik, terstruktur dan saling berhubungan dengan menggunakan perangkat lunak, perangkat keras dan jaringan komunikasi data (Pasal 1 point 29 PP No. 37 Tahun 2007).
• Data Kependudukan adalah data perseorangan atau data agregat yang terstruktur sebagai hasil  kegiatan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
• Data agregat adalah kumpulan data tentang peristiwa kependudukan, peristiwa penting, jenis kelamin, kelompok usia, agama, pendidikan, dan pekerjaan (penjelasan pasal 58 ayat 3 UU No. 24 Tahun 2013).

Data kependudukan hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil dijamin keamanannya  dan  kerahasiaannya  oleh  Negara  dengan  menyimpannya  di Data Center. Data Center digunakan sebagai tempat atau ruang penyimpanan perangkat database pada penyelenggara pusat yang menghimpun data kependudukan dari penyelenggara provinsi, penyelenggara kabupaten/kota dan instansi pelaksana (Pasal 1 point 30 PP No. 37 Tahun 2013).

B.      PENTINGNYA DATA KEPENDUDUKAN

Data kependudukan yang dihimpun dari pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil menjadi data agregat penduduk yang  meliputi himpunan data perseorangan  berupa data kuantitatif dan data kualitatif. Data Kependudukan tersebut digunakan untuk semua keperluan berasal dari Kementerian Dalam Negeri (Pasal 58 Ayat 4, UU No. 24 Tahun 2013), antara lain dimanfaatkan untuk :

• Pelayanan publik antara lain  untuk penerbitan surat izin mengemudi, izin usaha, pelayanan wajib pajak, pelayanan perbankan, pelayanan penerbitan sertifikat tanah, asuransi, jaminan kesehatan masyarakat, dan jaminan sosial tenaga kerja.
• Perencanaan pembangunan yakni untuk perencanaan pembangunan nasional, perencanaan pendidikan, perencanaan kesehatan, perencanaan tenaga kerja, dan pengentasan masyarakat dari kemiskinan.Catatan:  SMARD yang sudah diberikan kepada PEMERINTAH DESA, dapat digunakan dalam Penyusunan RPJMDes, Perencanaan Tahunan Desa maupun perencanaan lainnya.
•  Alokasi anggaran meliputi penentuan Dana Alokasi Umum (DAU) dan perhitungan potensi perpajakan.
• Pembangunan demokrasi yaitu penyiapan Data Agregat Kependudukan per Kecamatan (DAK2) dan penyiapan Data Penduduk Potensial Pemilih Pemilu (DP4).
• Penegakan hukum dan pencegahan kriminal antara lain untuk memudahkan pelacakan pelaku kriminal, mencegah perdagangan orang dan mencegah pengiriman tenaga kerja illegal.

Perlu diketahui juga, bahwa sesuai UU Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas UU Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan menyebutkan bahwa Nomor Induk Kependudukan (NIK) adalah Nomor Identitas Penduduk yang bersifat unik dan khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar sebagai Penduduk Indonesia. Dengan demikian, jelas bahwa NIK diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang berlaku seumur hidup dan selamanya, tidak berubah dan tidak mengikuti perubahan domisili dan perubahan elemen data pembentuk NIK. (Pasal 64 Ayat 7).

Fasilitasi Pemanfaatan Data Kependudukan Berbasis NIK antar Lintas Sektor Tahun 2015 :

1. Fasilitasi dengan Dinas Kesehatan dan Dinas Sosial dalam koordinasi fasilitasi kepemilikan NIK di Kabupaten/Kota, untuk:

• Kepesertaan BPJS di Panti Rehabilitasi Sosial;

• Penduduk miskin dan;

• Penduduk terlantar.

2.  Pemberian Hak akses dengan per-Bank-an untuk verifikasi data nasabah dengan menggunakan NIK.

3. Fasilitasi Dengan Badan Penanaman Modal Daerah Provinsi Jawa Tengah untuk verifikasi pemberian Ijin dengan menggunakan NIK

4. Dinas Pendidikan Fasilitasi akses data untuk pendaftaran siswa sekolah dengan sistem rayonisasi.

C.      PENTINGNYA DOKUMEN KEPENDUDUKAN

Dokumen Kependudukan adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti autentik yang dihasilkan dari pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.

Berikut ini pasal-pasal penting pada UU Nomor 24 tahun 2013, yang mengatur sebagai berikut :

Pasal 59 Ayat 1, menyebutkan bahwa Dokumen Kependudukan meliputi:

a.      Biodata Penduduk:

b.      KK;

c.       KTP;

d.      Surat keterangan kependudukan: dan

e.      Akta Pencatatan Sipil.

Pasal 79 Ayat (1) Data Perseorangan dan dokumen kependudukan wajib disimpan dan dilindungi kerahasiaannya oleh Negara.

Pasal 79A  Pengurusan dan penerbitan Dokumen Kependudukan tidak dipungut biaya.

Pasal 95B, Setiap pejabat dan petugas pada desa/kelurahan, kecamatan, UPT Instansi Pelaksana dan Instansi Pelaksana yang memerintahkan dan/atau memfasilitasi dan/atau melakukan pungutan biaya kepada Penduduk dalam pengurusan dan penerbitan Dokumen Kependudukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 79A, dipidana dengan pidana penjara paling lama 6 (enam) tahun dan/atau denda paling banyak Rp.75.000.000,00 (tujuh puluh lima juta rupiah).

Pasal 96, Setiap orang atau badan hukum yang tanpa hak mencetak, menerbitkan, dan/atau mendistribusikan blangko Dokumen Kependudukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf f dan huruf g dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp.1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah).

Pasal 96A, Setiap orang atau badan hukum yang tanpa hak mencetak, menerbitkan, dan/atau mendistribusikan Dokumen Kependudukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) huruf c dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp.1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah).

Undang-Undang tentang Administrasi Kependudukan ini memuat pengaturan dan pembentukan sistem yang rnencerminkan adanya reformasi di bidang Administrasi Kependudukan. Salah satu hal penting adalah pengaturan mengenai penggunaan Nomor Induk Kependudukan (NIK).

NIK adalah identitas Penduduk Indonesia dan merupakan kunci akses dalam melakukan verifikasi dan validasi data jati diri seseorang guna mendukung pelayanan publik di bidang Administrasi Kependudukan. Sebagai kunci akses dalam pelayanan kependudukan, NIK dikembangkan ke arah identifikasi tunggal bagi setiap Penduduk. NIK bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar sebagai Penduduk Indonesia dan berkait secara langsung dengan seluruh Dokumen Kependudukan.

Untuk penerbitan NIK, setiap Penduduk wajib mencatatkan biodata Penduduk yang diawali dengan pengisian formulir biodata Penduduk di desa/kelurahan secara benar. NIK wajib dicantumkan dalam setiap Dokumen Kependudukan, baik dalam pelayanan Pendaftaran Penduduk maupun Pencatatan Sipil, serta sebagai dasar penerbitan berbagai dokumen yang ditetapkan berdasarkan ketentuan Peraturan Perundang-­undangan.

Pendaftaran Penduduk pada dasarnya menganut stelsel aktif bagi Penduduk. Pelaksanaan Pendaftaran Penduduk didasarkan pada asas domisili atau tempat tinggal alas terjadinya Peristiwa Kependudukan yang dialami oleh seseorang dan/atau keluarganya. Pencatatan Sipil pada dasarnya juga menganut stelsel aktif bagi Penduduk. Pelaksanaan Pencatatan Sipil didasarkan pada asas Peristiwa, yaitu tempat dan waktu terjadinya Peristiwa Penting yang dialami oleh dirinya dan/atau keluarganya.

Administrasi Kependudukan sebagai suatu sistem diharapkan dapat diselenggarakan sebagai bagian dari penyelenggaraan administrasi negara. Dari sisi kepentingan Penduduk, Administrasi Kependudukan memberikan pemenuhan hak-hak administratif, seperti pelayanan publik serta perlindungan yang berkenaan dengan Dokumen Kependudukan, tanpa adanya perlakuan yang diskriminatif.

Administrasi Kependudukan diarahkan untuk:

1. memenuhi hak asasi setiap orang di bidang Administrasi Kependudukan tanpa diskriminasi dengan pelayanan publik yang profesional;
2. meningkatkan kesadaran Penduduk akan kewajibannya untuk berperan serta dalam pelaksanaan Administrasi Kependudukan;
3. memenuhi data statistik secara nasional mengenai Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting;
4. mendukung perumusan kebijakan dan perencanaan pembangunan secara nasional, regional, serta lokal; dan
5. mendukung pembangunan sistem Administrasi Kependudukan.

Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan bertujuan untuk:

1. memberikan keabsahan identitas dan kepastian hukum atas dokumen Penduduk untuk setiap Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang dialami oleh Penduduk;
2. memberikan perlindungan status hak sipil Penduduk; 
3. menyediakan data dan informasi kependudukan secara nasional mengenai Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil pada berbagai tingkatan secara akurat, lengkap, mutakhir, dan mudah diakses sehingga menjadi acuan bagi perumusan kebijakan dan pembangunan pada umumnya; 
4. mewujudkan tertib Administrasi Kependudukan secara nasional dan terpadu; dan 
5. menyediakan data Penduduk yang menjadi rujukan dasar bagi sektor terkait dalam penyelenggaraan setiap kegiatan pemerintahan, pembangunan, dan kemasyarakatan.

Prinsip-prinsip tersebut di atas menjadi dasar terjaminnya penyelenggaraan Administrasi Kependudukan sebagaimana yang dikehendaki oleh Undang-Undang ini melalui penerapan Sistem Inforniasi Administrasi Kependudukan (SIAK).

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dimaksudkan untuk:

1. terselenggaranya Administrasi Kependudukan dalam skala nasional yang terpadu dan tertib;
2. terselenggaranya Administrasi Kependudukan yang bersifat universal, permanen, wajib, dan berkelanjutan;
3. terpenuhinya hak Penduduk di bidang Administrasi Kependudukan dengan pelayanan yang profesional; dan
4. tersedianya data dan inforrnasi secara nasional mengenai Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil pada berbagai tingkatan secara akurat, lengkap, mutakhir, dan mudah diakses sehingga menjadi acuan bagi perumusan kebijakan dan pembangunan pada umumnya.

D. TUPOKSI PETUGAS REGISTER DESA

Pemerintah Desa melalui Petugas Registrasi sesungguhnya memiliki tugas yang mulia, karena berada di GARDA terdepan dalam mencatat peristiwa kependudukan dan peristiwa penting. (Keterangan: Peristiwa Kependudukan adalah kejadian yang dialami Penduduk yang harus dilaporkan karena membawa akibat terhadap penerbitan atau perubahan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk dan/atau surat keterangan kependudukan lainnya meliputi pindah datang, perubahan alamat, serta status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap. --- Peristiwa Penting adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan).

Adapun yang menjadi tugas pokok dan fungsi petugas register, sebagai berikut :

1. Petugas Registrasi berkedudukan di desa/kelurahan, mempunyai Tugas Pokok:

• Membantu Kepala Desa/Lurah dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam memberikan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil;

• Mengelola dan menyajikan data kependudukan di desa/kelurahan.

2. Petugas Registrasi  mempunyai fungsi :

• Verifikasi dan validasi data Peristiwa Kependudukan yang dilaporkan oleh Penduduk Warga Negara Indonesia;

• Verifikasi dan validasi data Peristiwa Penting khususnya kelahiran, lahir mati dan kematian yang dilaporkan oleh Penduduk Warga Negara Indonesia;

• Pencatatan dalam Buku Harian, Buku Mutasi Penduduk dan Buku Induk Penduduk;

• Pemrosesan penerbitan Dokumen Kependudukan;

• Penghubung dalam penyampaian dan pengambilan Dokumen Kependudukan.

3. Alat Bantu SMARD (Sistem Informasi Manajemen AdministRasi Desa)

Kekhususan di Kabupaten Semarang adalah bahwa sejak awal tahun 2014, para petugas registrasi desa telah dipermudah dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya, dengan aplikasi pendukung SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan).   Apilaksi tersebut tidak semata-mata untuk mempermudah kinerja Petugas Register, namun juga untuk mendukung kinerja pemerintahan desa dalam menyelenggarakan pelayanan publik.

Pertanyaannya adalah : sejauhmana alat bantu SMARD tersebut telah dimanfaatkan dengan optimal ?

Pertanyaan selanjutnya adalah apakah di desa saudara telah melaksanakan :

• Pendataan penduduk dengan data ganda;

• Pendataan penduduk yang sdh meninggal;

• Pendataan penduduk tidak ditempat;

• Pencermatan Anomali data lainnya;

• Pelaporan penduduk yang belum memiliki akta kelahiran;

• Pelaporan penduduk yang belum memiliki akta kematian;

• Pelaporan penduduk rentan Adminduk (akibat bencana alam, bencana sosial, orang terlantar, dsb).

 E.      PENGALAMAN LAPANG (Pentingnya Kartu Keluarga Dalam BPJS – Kesehatan)

Kartu Keluarga adalah Kartu Identitas Keluarga yang memuat data tentang susunan, hubungan dan jumlah anggota keluarga. Kartu Keluarga wajib dimiliki oleh setiap keluarga. Kartu ini berisi data lengkap tentang identitas Kepala Keluarga dan anggota keluarganya.

Berkaitan dengan hal tersebut, kartu keluarga memiliki peranan penting dalam kepersertaan BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) karena Peserta wajib memiliki Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang tercantum  pada Kartu Tanda Penduduk (KTP-El) atau Kartu Keluarga.

Hal tersebut tertuang dalam Peraturan BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) Kesehatan Nomor 4 Tahun 2014 yang berlaku terhitung sejak 1 November 2014 lalu. Sejumlah persyaratan baru wajib dipenuhi peserta yang diantaranya, peserta mendaftar untuk satu kartu keluarga (KK), bukan lagi perseorangan, peserta harus memiliki KTP-El dan Rekening Bank sehingga proses aktifasi  kartu BPJS akan segera aktif tujuh hari sejak pendaftaran. 

SEMOGA BERMANFAAT -- AYO TERTIBKAN DATA DIRI KITA -- SEKARANG !!!