“BERBAGI
PENGALAMAN ALA KABUPATEN SEMARANG”
UPAYA WUJUDKAN TERTIB ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
MELALUI APLIKASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI MANAJEMEN DESA (SMARD) MELALUI PETUGAS REGISTER
DESA/KELURAHAN
DI KABUPATEN SEMARANG
Disampaikan
pada Acara :
RAPAT KOORDINASI TERTIB ADMINDUK
TINGKAT PROVINSI JAWA TENGAH
Selasa, 22 September 2015
(Oleh : Drs. Agus Saryanto, Kabid
Kependudukan pada Disdukcapil Kabupaten Semarang)
A.
UMUM
Dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 24 Tahun
2013 tentang Perubahan Atas
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan (Adminduk), dijelaskan bahwa Negara Kesatuan Republik Indonesia
berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun
1945 pada hakekatnya berkewajiban memberikan perlindungan dan pengakuan atas
status hukum atas Peristiwa Kependudukan maupun Peristiwa Penting yang dialami
Penduduk. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan
yang merupakan penjabaran amanat Pasal 26 ayat (3) Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945 bertujuan untuk mewujudkan tertib Administrasi
Kependudukan dengan terbangunnya database kependudukan secara nasional serta
keabsahan dan kebenaran atas dokumen kependudukan yang diterbitkan.
Administrasi Kependudukan sebagai suatu sistem, bagi
Penduduk diharapkan dapat memberikan pemenuhan atas hak-hak administratif
penduduk dalam pelayanan publik serta memberikan perlindungan yang berkenaan
dengan penerbitan Dokumen Kependudukan tanpa ada perlakuan yang diskriminatif
melalui peran aktif Pemerintah dan pemerintah daerah. Penerapan KTP-el yang
saat ini dilaksanakan merupakan bagian dari upaya untuk mempercepat serta
mendukung akurasi terbangunnya database kependudukan di kabupaten/kota,
provinsi maupun database kependudukan secara nasional. Dengan penerapan KTP-el
maka setiap Penduduk tidak dimungkinkan lagi dapat memiliki KTP-el lebih
dari satu dan/atau dipalsukan KTP-elnya, mengingat dalam KTP-el tersebut telah
memuat kode keamanan dan rekaman elektronik data penduduk yang antara lain
berupa iris mata maupun sidik jari Penduduk.
Menimbang betapa urgennya masalah tertib administrasi kependudukan
diatas, sambil menunggu diterbitkannya aturan Pelaksanaan dari Undang-Undang 24
tahun 2013, telah terbit beberapa Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Republik
Indonesia, yang berkaitan dengan pentingnya validasi data Kependudukan yang
diolah melalui Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).
Adapun salah satu Surat Edaran tersebut adalah Surat Edaran Menteri Dalam Negeri tanggal 17 Januari 2014
Nomor : 470/328/SJ perihal Pemanfaatan
Data Kependudukan, dimana Data Kependudukan sebagaimana
dimaksud pada Pasal 58 (Ay.4) UU 24 Tahun 2013, antara lain dapat dimanfaatkan
untuk: pelayanan publik; perencanaan
pembangunan; alokasi anggaran; pembangunan demokrasi; dan penegakan hukum dan
pencegahan kriminal.
Data
Kependudukan yang akurat dan valid itulah yang diharapkan dapat dimanfaatkan
untuk :
a.
Pelayanan publik antara lain untuk penerbitan
surat izin mengemudi, izin usaha, pelayanan wajib pajak, pelayanan perbankan,
pelayanan penerbitan sertifikat tanah, asuransi, jaminan kesehatan masyarakat,
dan jaminan sosial tenaga kerja.
b.
Perencanaan pembangunan yakni untuk perencanaan pembangunan
nasional, perencanaan pendidikan, perencanaan kesehatan, perencanaan tenaga
kerja, dan pengentasan masyarakat dari kemiskinan.
c.
Alokasi anggaran meliputi penentuan Dana Alokasi Umum
(DAU) dan perhitungan potensi perpajakan.
d.
Pembangunan demokrasi yaitu penyiapan Data Agregat
Kependudukan per Kecamatan (DAK2) dan penyiapan Data Penduduk Potensial Pemilih
Pemilu (DP4).
e.
Penegakan hukum dan pencegahan kriminal antara lain untuk memudahkan pelacakan
pelaku kriminal, mencegah perdagangan orang dan mencegah pengiriman tenaga
kerja illegal.
Beberapa
pertanyaan yang harus dijawab secara jujur, antara lain:
1.
Sudahkah data base SIAK kita Valid ?
2.
Sudahkah Dispendukcapil mengintegrasikan
output layanan pendaftaran penduduk dengan layanan pencatatan sipil ?
3.
Sudahkah SIAK diterapkan secara penuh di
Kabupaten/Kota ?
4. Sudahkah
akta-akta pencatatan sipil masa lalu (kuno), tersistem dengan SIAK? à Dinakertransduk Jateng telah menyediakan APLIKASI PENDUKUNG SIAK (Penataan
Arsip Kependudukan dan Pencatatan Sipil/PAKCAPIL)
namun belum banyak kab/kota yang memanfaatkan.
5.
Sudahkah petugas Register Desa/Kelurahan
diberi Peran - Fungsi – Hak dan Kewajiban yang memadai ?
Sudah barang tentu masih
banyak pertanyaan yang dapat kita tujukan pada ‘diri kita’ (disdukcapil),
sebelum kita dikomplain banyak pihak terhadap konsekuensi terbitnya regulasi
(tanpa diimbangi dengan kemampuan dan Sarpras yang memadai).
B.
FAKTA
LAPANGAN
Kita
sadari bahwa masyarakat Indonesia pada umumnya dan warga Kabupaten Semarang
pada khususnya masih “Kurang Tertib” dalam mengurus dokumen kependudukan dan
dokumen Pencatatan Sipil yang disebabkan oleh banyak faktor. Kini jumlah
penduduk Kabupaten Semarang telah mencapai 990.101 terdiri dari P= 496.242 jiwa
dan W= 493.859 Jiwa (DAK2
Semester I tahun 2015). Belum seluruhnya memiliki dokumen kependudukan
dan dokumen pencatatan sipil. Dengan mobilitas penduduk rata-rata 4.000 orang
per tahun, dibarengi dengan data Lahir-Mati-Pindah Datang (LAMPID) yang tiap hari ada perubahan, dapat disimpulkan adanya dinamika
kependudukan di Kabupaten Semarang cukup tinggi.
Berikut
ini data-data yang terdapat di Kabupaten Semarang (Atas Dasar: Surat Kemendagri
tanggal 10 September 2015 Nomor : 471/9819/Dukcapil perihal data hasil
penyelenggaraan adminduk Provinsi dan Kabupaten/Kota).
|
Rekap Penduduk
yg Telah Rekam KTP el |
%
|
Rekap Penduduk yg
Belum Rekam KTP el |
%
|
Proyeksi 1 tahun
Kedepan Jumlah yang akan memiliki KTP el |
Rekapitulasi Data Blanko KTP El
yg sudah di personalisasi (Cetak atau Encoding) |
Rekapitulasi Data Fisik KTP el yg sudah dicetak
|
|
663.299
|
74,26
|
229.933
|
25,74
|
49.747
|
22.403
|
22.403
|
|
Rekapitulasi Data Fisik KTP el yg sudah
Terdistribusi |
Kondisi Riil Persediaan
Blanko KTP el |
Rekap Data yg Gagal
personalisasi (Cetak atau encoding) |
Rekap Data Duplicate Record
|
Rekap Data Adjudicated Record
|
|
22.403
|
23.712
|
1.172
|
3.068
|
10
|
|
Jumlah anak
Usia 0-5 Tahun |
Pemilik Akte Kelahiran
Usia 0-5 Tahun |
%
|
Jumlah anak
Usia 0-18 Tahun |
Pemilik Akte Kelahiran
Usia 0-18 Tahun |
%
|
|
|
78.606
|
64.989
|
82,68
|
303.223
|
199.695
|
65,86
|
|
|
Jumlah Penduduk
Semester I 2015 |
Pemilik Akte Kelahiran
Seluruh Penduduk Kab/Kota |
%
|
Pemilik Akte Kematian
Seluruh Penduduk Kab/Kota |
%
|
Pemilik Akte Perkawinan
Seluruh Penduduk Kab/Kota |
%
|
|
1.180.433
|
327.703
|
27,76
|
12.255
|
1,04
|
182.533
|
15,46
|
Keterangan :
o Prosentase kepemilikan
akte lahir sebesar 27,76% hanya yang terdapat dalam data SIAK
o Prosentase SPM
kepemilikan akta lahir sebesar 65%
Dari
data di atas dapat diketahui bahwa masih banyak ‘PR’ yang harus dikerjakan,
masih banyak cek ricek yang harus dilakukan mengingat data-data tersebut input
datanya tidak diawali dengan proses yang benar. Sebagaimana terlihat pada data
kepemilikan akta lahir di Kabupaten Semarang hanya sebesar 27,76% pada data
SIAK, namun dalam pencapaian Standar Pelayanan Minimal (SPM) telah mencapai 65%
(siapa yang salah, apanya yang salah,
bagaimana koq bisa tidak sama ?), pertanyaan kritis semacam inilah yang
kedepan harus bisa jawab dengan baik, dengan didasari Format/Pola/Standar yang
sama dalam cara hitungnya.
Situasi
dan kondisi inilah yang mengharuskan kita (para pihak) bertindak dengan cepat -
cermat dan responsif, dalam pelaporan
dan atau pendaftaran penduduk serta pencatatan peristiwa penting, dimulai dari kelembagaan tingkat RT – RW –
Desa/Kelurahan – Kecamatan – Kabupaten, Provinsi sampai dengan tingkat
Kementerian Dalam Negeri, dalam mengajak dan menghimbau masyarakat untuk
berbuat TERTIB Administrasi Kependudukan, utamanya peran dan fungsi Petugas Register dalam memverifikasi
dan memvalidasi data melalui alat bantu SMARD.
Urgensi
dari tertib administrasi kependudukan ini karena Dinas Dukcapil diharapkan
dapat mensukseskan NAWACITA KESATU yakni :
Menghadirkan kembali negara untuk melindungi segenap bangsa dan
memberikan rasa aman pada seluruh warga Negara, utamanya untuk perlindungan
ha-hak warga negara seperti memiliki kewarganegaraan, dan hak memperoleh
jatidiri/identitas sebagaimana diatur
dalam UU Perlindungan Anak (UU Nomor 35 Tahun 2014).
Demikian
halnya dengan Undang-Undang Nomor 23
Tahun 2006 Jo. Undang-Undang Nomor 24
Tahun 2013 mengatur bahwa :
BAB II
HAK
DAN KEWAJIBAN PENDUDUK
Pasal
2
Setiap Penduduk mempunyai hak untuk
memperoleh:
a.
Dokumen Kependudukan;
b. pelayanan
yang sama dalam Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil;
{UUD
1945 Psl 28 ayat (1) amandemen ke-2 & Psl 34 ayat (3) amandemen ke-4
amanatkan negara wajib layani setiap warga negara & penduduk untuk memenuhi
kebutuhan dasar dalam rangka pelayanan umum & meningkatkan ksejahteraan
masyarakat.}
c.
perlindungan atas Data Pribadi;
d.
kepastian hukum atas kepemilikan
dokumen;
e. informasi
mengenai data hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil atas dirinya
dan/atau keluarganya; dan
f. ganti
rugi dan pemulihan nama baik sebagai akibat kesalahan dalam Pendaftaran
Penduduk dan Pencatatan Sipil serta penyalahgunaan Data Pribadi oleh Instansi
Pelaksana.
Pasal 3
Setiap Penduduk wajib
melaporkan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang dialaminya kepada
Instansi Pelaksana dengan memenuhi persyaratan yang diperlukan dalam
Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
Fakta
dilapangan menunjukkan bahwa betapa sulitnya ‘menyeimbangkan’ hak dan kewajiban
penduduk tersebut dalam memperoleh dan memiliki dokumen kependudukan dan atau
dokumen pencatatan sipil.
C.
KEUNGGULAN
APLIKASI SMARD
Berkait dengan hal tersebut, Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Semarang pada Tahun Anggaran 2014, memandang perlu
dengan membuat terobosan (breaktrought)
dengan membuat perangkat lunak Aplikasi (software
application) pendukung SIAK (Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan), diberi nama : ”SMARD” (Sistem
Informasi Manajemen
Administrasi Desa) di Kabupaten Semarang.
Mengapa Disdukcapil Kabupaten Semarang, PERLU “alat bantu’ SMARD ??? disadari bahwa
permasalahan data kependudukan masih jauh dari sempurna dan masih banyak
kendala dalam mewujudkan tertib Adminduk. Permasalahan tersebut dapat berasal
dari faktor internal, eksternal maupun faktor teknis, sebagai berikut :
1. Permasalahan Internal :
a. Jumlah
SDM pada Disdukcapil sangat terbatas, terdiri dari 30 PNS dan 13 Tenaga Bantuan
Operasional (Non PNS), untuk melayani sejumlah hampir 1 jiwa penduduk à bukan merupakan jumlah yang
ideal untuk mewujudkan PELAYANAN PRIMA (Stelsel Aktif);
b. Pola
organisasi di Disdukcapil Kabupaten Semarang dengan Pola Minimal (hanya ada 2
Lini : Bid. Duk dan Capil), tidak sepadan dengan beban kerja;
c. Petugas
Operator Kecamatan (masing-masing 2 orang PNS), bukan merupakan Petugas
Disdukcapil/Non Organik
d. Petugas
register Desa/Kelurahan juga bukan merupakan pegawai dibawah Komando
Disdukcapil.
e. Sarpras
Teknologi Informasi yang belum menjangkau keseluruh Desa/Kelurahan.
2. Permasalahan Eksternal :
a. masih
banyak penduduk yang enggan mengurus data dan atau dokumen kependudukannya
apabila belum BUTUH (baca : kepepet);
b. masih
banyak penduduk yang enggan mengurus data dan atau dokumen kependudukannya
dengan alasan sibuk bekerja dan tidak punya cukup waktu;
c. dan
masih banyak permasalahan intern masing-masing keluarga (penduduk), missal :
faktor ekonomi, kesehatan, geografis, dll.
3. Permasalahan Teknis :
a. Permendagri
Nomor 19 tahun 2010 tentang formulir dan buku yang digunakan dalam pendaftaran
penduduk dan pencatatan sipil, faktanya sangat menyulitkan masyarakat awam dan
petugas dalam mengisi formulir Dafduk dan Capil (Ada Puluhan jenis);
b. Belum
semua Petugas Register (rata-rata diampu oleh Sekdes), familiar dengan
perangkat komputer;
c. Belum
semua Desa dan kelurahan memiliki Sarana-prasarana yang memadai;
d. Belum
semua Desa dan Kelurahan memiliki fasilitas jaringan internet (online system)
Aplikasi SMARD tersebut, sesungguhnya
adalah hanyalah sebuah alat bantu untuk mempermudah Para Petugas Register sebagai “Garda Terdepan”
dalam mewujudkan tertib adminduk. Perangkat lunak ini sudah barang tentu hanya
bisa dijalankan oleh Petugas Register yang tidak Gaptek (Gagap Teknologi).
Dengan aplikasi ini ‘Goal’ yang hendak dicapai adalah terjadinya komunikasi
data yang lancar, baik secara offline
maupun online sehingga akan tersedia data kependudukan
secara ‘real time’.
4. Manfaat aplikasi SMARD :
Petugas Register Desa/Kelurahan dalam melaksanakan tugas pokok
dan fungsinya kecuali dapat sangat terbantu dalam melakukan verifikasi dan
validasi data.
Dengan menggunakan Aplikasi SMARD Petugas Register dapat dengan
mudah mengetahui dan mengolah Data penduduk Desa masing-masing :
a.
penduduk yang sudah meninggal dunia;
b.
data ganda penduduk;
c.
penduduk yang sudah lama tidak ditempat;
d.
yang belum memiliki akta kelahiran;
e.
penduduk yang belum memiliki akta kematian;
f.
Melaporkan penduduk rentan Adminduk (akibat
bencana alam, bencana sosial, orang terlantar, dsb).
Dengan menggunakan Aplikasi SMARD Petugas Register dapat dengan
mudah melakukan pelayanan surat-menyurat yang berkaitan dengan pelayanan
adminduk maupun pelayanan administrasi perkantoran lainnya, hanya dengan ‘SATU
KLIK’ dengan cara : ketik NIK penduduk yang bersangkutan à secara Otomatis Biodata Si
Pemohon langsung tersaji TANPA harus mengetik !.
Dengan menggunakan Aplikasi SMARD Petugas Register dapat dengan
mudah mengetahui perubahan data kependudukan di desanya APABILA Petugas
Registernya secara periodik dan sesering mungkin melakukan sinkronisasi data
dengan Disdukcapil, baik secara offline
maupun online (difasilitasi
VPN/Virtual Privat Network Provinsi);
Dengan menggunakan Aplikasi SMARD Petugas Register dapat mengembangkan
Tugas pokok fungsi lainnya sebagai
Sekretaris Desa:
(CONTOH TAMPILAN
SMARD)
D.
POLA
KERJA PETUGAS REGISTER DESA/KELURAHAN
Berdasarkan Permendagri No. 18 Tahun 2010 ttg Pedoman
Pengangkatan dan Pemberhentian Tugas Pokok Pejabat Pencatatan Sipil dan Petugas
Registrasi. Beberapa hal yang terkait dengan
PERAN SENTRAL seorang Petugas Register, sebagai berikut :
Verifikasi
dan Validasi Data adalah upaya yang dilakukan untuk
mendapatkan data kependudukan yang lengkap, benar dan mutakhir melalui
pemeriksaan, pencocokan dan penelitian terhadap persyaratan pendaftaran dan
formulir yang telah diisi penduduk sesuai dengan peristiwa yang dilaporkan oleh
penduduk.
Proses
Verifikasi dan Validasi Data:
a. Melakukan
pemeriksaan, pencocokan dan penilitian persyaratan pendaftaran penduduk sesuai
dengan peristiwa yang dilaporkan, dokumen yang dimiliki (Ijazah, KK, KTP dan
akta-akta capil) serta BIP;
b.
Melakukan pemeriksaan, pencocokan dan
penelitian terhadap formulir yang telah diisi oleh penduduk agar tidak terdapat
kesalahan pengisian atau penulisan, serta adanya elemen data yang belum terisi.
à Dengan aplikasi SMARD tidak
dipusingkan lagi dengan segala macam Formulir Dafduk-Capil (FORM MODEL F.1
& F.2 sebagaimana diatur dalam Permendagri 19 Tahun 2010)
- Dalam perjalanannya hampir memasuki tahun kedua, implementasi SMARD di Kabupaten Semarang dirasakan manfaatnya oleh Petugas Register maupun Pemerintah Desa/Kelurahan dalam pelayanan kepada masyarakat;
- Sinkronisasi data yang dilakukan petugas register, apabila semakin sering dilakukan semakin berdampak postif terhadap validasi SIAK;
- SMARD sebuah model aplikasi ‘Pintar’ yang masih perlu dikembangkan oleh para pihak, untuk mewujudkan Validasi SIAK.
BERBUAT YANG TERBAIK UNTUK PELAYANAN MASYARAKAT
