“BREAKTHROUGHT”

“BREAKTHROUGHT”

UPAYA WUJUDKAN  TERTIB ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

MELALUI APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ADMINISTRASI  DESA (SMARD) MELALUI PETUGAS REGISTRASI DESA/KELURAHAN

DI KABUPATEN SEMARANG

(Oleh : Drs. Agus Saryanto, Kabid Kependudukan pada Disdukcapil Kab. Semarang)

  

UMUM

Dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013  tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan (Adminduk), telah terbit beberapa Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia, yang berkaitan dengan tertib Adminduk.

Adapun salah satu Surat Edaran tersebut adalah Surat Edaran Menteri Dalam Negeri tanggal 17 Januari 2014 Nomor : 470/328/SJ perihal Pemanfaatan Data Kependudukan, dimana Data Kependudukan sebagaimana dimaksud pada Pasal 58 (Ay.4) UU 24 Tahun 2013, antara lain dapat dimanfaatkan untuk:

a.        pelayanan publik;

b.        perencanaan pembangunan (misal : Penyusunan RPJMD, RKPD, RPJMDes, RPTD)

c.         alokasi anggaran (Misal : Penyusunan DAU, DAK, DAUD)

d.        pembangunan demokrasi (misal : DP4 Pilkada, Pilpres, Pileg, Pilkades) dan

e.        penegakan hukum dan pencegahan kriminal.

APLIKASI SMARD

Berkait dengan hal tersebut, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Semarang pada Tahun Anggaran 2014, telah mengantisipasinya dengan membuat Terobosan (breaktrought) dengan membuat perangkat lunak Aplikasi (software application)  pendukung SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan), diberi nama :  ”SMARD” (Sistem Informasi Manajemen Administrasi Desa) di Kabupaten Semarang.

Aplikasi SMARD tersebut, sesungguhnya adalah sebuah alat bantu untuk mempermudah Para  Petugas Register sebagai “Garda Terdepan” dalam mewujudkan tertib adminduk. Perangkat lunak ini sudah barang tentu hanya bisa dijalankan oleh Petugas Register yang tidak Gaptek (Gagap Teknologi). Dengan aplikasi ini ‘Goal’ yang hendak dicapai adalah terjadinya komunikasi data yang lancar, baik secara off maupun online  sehingga akan tersedia data kependudukan secara ‘real time’.

Dari sisi Instansi Pelaksana (Disdukcapil),  hal-hal yang melatarbelakangi pentingnya “alat bantu’ SMARD tersebut adalah, disadari bahwa permasalahan data kependudukan di Indonesia pada Umumnya dan Kabupaten Semarang pada khususnya, masih jauh dari sempurna dan masih banyak kendala dalam mewujudkan tertib Adminduk. Permasalahan tersebut dapat berasal dari faktor internal, eksternal maupun faktor teknis, sebagai berikut :

Permasalahan Internal :

1.      Jumlah SDM pada Disdukcapil sangat terbatas, terdiri dari 33 PNS dan 13 Tenaga Bantuan Operasional (Non PNS), untuk melayani sejumlah 988.708 (Pria : 499.174/51% dan Wanita: 489.534/49%)  jiwa penduduk Kabupaten Semarang (Sumber data : DAK2 Semester I tahun 2014);

2.      Petugas Operator Kecamatan (masing-masing 2 orang PNS), bukan merupakan Petugas Disdukcapil;

3.      Petugas register Desa dan kelurahan juga bukan merupakan pegawai dibawah Komando Disdukcapil.

4.      Sarpras Teknologi Informasi yang belum menjangkau keseluruh Desa/Kelurahan.

Permasalahan Eksternal :

1.  masih banyak penduduk yang enggan mengurus data dan atau dokumen kependudukannya apabila belum BUTUH (baca : kepepet);
2. masih banyak penduduk yang enggan mengurus data dan atau dokumen kependudukannya dengan alasan sibuk bekerja dan tidak punya cukup waktu;
3. dan masih banyak permasalahan internal masing-masing keluarga (penduduk).

Permasalahan Teknis :

1.      Permendagri Nomor 19 tahun 2010 tentang formulir dan buku yang digunakan dalam pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil, faktanya sangat menyulitkan masyarakat awam dan petugas dalam mengisi formulir Dafduk dan Capil (ada Puluhan jenis);

2.      Belum semua Petugas Register (rata-rata diampu oleh Sekdes), familiar dengan perangkat komputer;

3.      Belum semua Desa dan kelurahan memiliki Sarpras yang memadai;

4.      Belum semua Desa dan Kelurahan memiliki fasilitas jaringan internet (on line system)

BIMBINGAN TEKNIS DAN PELATIHAN

Bimtek dan pelatihan aplikasi SMARD, telah digelar sepanjang Bulan Agustus hingga Minggu I September di 19 Kecamatan Se Kabupaten Semarang, diikuti oleh seluruh Petugas Register Desa/kelurahan.  Dalam kegiatan Bimtek tersebut, tidak sedikit desa mengirimkan lebih dari 1 (satu) orang karena saking antusiasnya.

MANFAAT APLIKASI SMARD :

Petugas Register Desa/Kelurahan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya kecuali dapat sangat terbantu dalam melakukan verifikasi dan validasi data, aplikasi ini juga memberikan bonus/tambahan berupa : menu-menu lainnya dalam mempermudah pelayanan administrasi pemerintahan (Surat-menyurat umum, pelaporan, manajemen perkantoran) maupun kegunaan lainnya diluar tertib adminduk.

KELUARAN / OUTPUT YANG DIHARAPKAN :

1. Dengan menggunakan Aplikasi SMARD diharapkan seluruh Pemerintah Desa (208) dan Kelurahan (27) dapat mengetahui Data penduduk yang : Ganda, Meninggal Dunia, Tidak bertempat tinggal di Desa/kelurahannya cukup lama, sebagai bahan laporan pada Disdukcapil untuk segera di “Bersihkan”.
2. Pemutakhiran Data kependudukan maupun Pencatatan Sipil masing-masing Desa/Kelurahan.

KEADAAN YANG DIINGINKAN :

1.       Dengan terbitnya Surat Edaran Bupati Semarang, tanggal 12 September 2014, Nomor : 470/003354 tentang pelaksanaan tertib administrasi kependudukan dengan menerapkan aplikasi SMARD, kepada Pemerintah Desa/Kelurahan diminta segera melaporkan hal-hal sebagai berikut :

a.      Melaporkan penduduk yang sudah meninggal dunia;

b.      Melaporkan data ganda penduduk;

c.       Melaporkan penduduk yang sudah lama tidak ditempat;

d.      Melaporkan penduduk yang belum memiliki akta kelahiran;

e.      Melaporkan penduduk yang belum memiliki akta kematian;

f.        Melaporkan penduduk rentan Adminduk (akibat bencana alam, bencana sosial, orang terlantar, dsb).

2.       Kegunaan pemutakhiran data tersebut dalam waktu dekat (Bulan Desember 2014), akan dimanfaatkan untuk  pembangunan demokrasi, yakni Penyusunan Daftar Penduduk Potensial Pemilih Pemilu (DP4), untuk menyongsong Pesta Demokrasi pada Bulan Juni 2015.

3.       Pengembangan Sistem Informasi Data Kependudukan yang Berkualitas dan Terintegrasi, perlu dukungan dan partisipasi seluruh penduduk di Kabupaten Semarang, utamanya melalui Petugas Register Desa/Kelurahan Se Kabupaten Semarang.

 Salam  Darmottama Satya Praja